Издательству «МИФ» («Манн, Иванов и Фербер») в этом году исполнилось 15 лет. Все эти годы команда МИФа трудится удаленно — сотрудники живут в разных точках страны и мира. HR-отдел работает из трех городов — из Москвы, Санкт-Петербурга и Оренбурга. У HR-специалистов МИФа уникальный опыт дистанционного подбора. Мы попросили поделиться этим опытом Елену Колмогорову, руководителя HR-функции.
Цифры о подборе в издательстве:
- В МИФе — 220 штатных сотрудников, из них 12 — в офисе в Москве, остальные — в режиме home-office;
- HR-команда — 3 человека;
- Среднее количество вакансий в работе у одного HR-менеджера — 3–5 в месяц.
Об удаленном найме
Когда я только начинала работу в издательстве «МИФ», режим home-office (удаленной работы) был не так распространен, и для меня было в новинку работать дистанционно самой и нанимать людей в территориально распределенные команды. Живое общение с заказчиками вакансий и кандидатами сменилось общением по электронной почте, Skype и Google Meet. В таком формате очень важно уметь наладить контакт и почувствовать человека, чтобы наем нового члена команды был успешным. Для некоторых кандидатов собеседования по скайпу с HR и с руководителем были тоже в новинку и вызывали небольшие опасения. Пару раз кандидаты предлагали встретиться в офисе вместо Skype-интервью, в таких случаях я обычно приглашаю в гости в Санкт-Петербург :)
У нас много команд, например — это редакция, ИТ, корпоративные продажи, PR, бухгалтерия, копирайтеры, SMM, логистика. Удаленный формат работы дарит безграничные возможности найма: благодаря ему мы можем нанимать специалистов вне зависимости от их места жительства. География МИФа обширная — это 15+ стран и 50+ городов. Два раза в год мы всей командой издательства встречаемся офлайн в Москве — летом отмечаем день рождения компании, а зимой — Новый год. Это всегда большое событие для всех сотрудников и возможность увидеть и обнять друг друга.
У нас многоступенчатый подход к найму: кандидаты проходят несколько туров интервью, выполняют тестовое задание. Практика показала, что люди, которые готовы и могут работать удаленно, отличаются высокой мотивацией, любовью к своему делу и ответственностью. Эти и многие другие качества (в зависимости от вакантной роли) мы оцениваем в ходе интервью. Подробнее о процессе найма расскажу ниже.
Как начинается подбор
По вакансиям HR-специалисты очень плотно работают с руководителем, в команде которого появилась потребность в новом сотруднике.
Мы проводим встречу, ее цель — сформировать эталон кандидата (так мы называем портрет идеального кандидата). В эталон роли входят следующие пункты:
- определяем краткосрочные и долгосрочные цели и задачи новой роли;
- думаем, какими софт- и хард-скилами должен обладать эталонный кандидат, чтобы справиться с этими задачами и целями;
- смотрим, с кем из команды МИФа новый сотрудник будет часто взаимодействовать и будут ли у него внешние контакты;
- думаем, каким опытом должен обладать эталонный кандидат;
- определяем бюджет на позицию;
- составляем тестовое задание.
После того как HR c руководителем составили эталон кандидата, мы делаем описание вакансии, определяем стратегию поиска и этапы подбора.
Есть четыре основных этапа, но в зависимости от конкретной вакансии их может быть больше или меньше.
Здесь мы пропустим этап разбора откликов на вакансию и перейдем сразу к оценке кандидатов.
Этап 1: встреча кандидата с HR-менеджером
Первая встреча кандидата с HR-менеджером — установочная. Ее цели:
1. Знакомство, установление личного контакта. Нужно понять, какие у кандидата цели и пожелания к новой работе, амбиции или профессиональные мечты, что он хотел бы делать, а что — категорически не хотел бы. На этой же встрече мы рассказываем про МИФ, стратегические цели компании и про цели конкретной роли. Важно оценить наше совпадение по целям, ценностям и культуре.
2. Оценка софт- и хард-скилов. Как инструмент мы предпочитаем интервью по компетенциям.
3. Обсуждение удаленного формата работы. Удалёнка имеет ряд преимуществ, но у нее есть и свои недостатки. Поэтому нужно индивидуально в каждом случае смотреть, подходит ли этот формат кандидату. Мы подробно рассказываем, как у нас организованы рабочие процессы и взаимодействие, чтобы люди реалистично оценивали, их это формат или нет. Говорим про возможности и ограничения для удаленной работы, начиная от технических условий (таких как скорость интернета, гарнитура и прочее), заканчивая самоорганизацией. Объясняем, как важно иметь комфортное место, чтобы процессы не мешали семье и наоборот.
4. Обсуждение формальных вопросов — как происходит оформление на работу, отпусков, командировок и так далее.
5. Отвечаем на вопросы кандидата.
Этап 2: тестовое задание
Для каждой позиции дается индивидуальное тестовое задание, его цель — оценка хард-скилов кандидата. Задания бывают разными по объему. Обычно мы договариваемся о дедлайне через пять рабочих дней, но предупреждаем, что если возникают какие-то обстоятельства, по которым кандидат не может выполнить задание в срок, то пусть он обозначит комфортный для него дедлайн. Нам важно, чтобы человек при выполнении тестового задания не надрывался и сделал его в спокойной обстановке, имел возможность подумать.
Тестовые задания мы не оплачиваем и не рецензируем. Но за его выполнение, вне зависимости от того, прошел кандидат на следующий этап или нет, дарим промокод на любую электронную книгу издательства.
Знаю, что у многих работодателей есть типичное опасение: «А вдруг кандидат выполнит тестовое задание не сам, а с помощью более компетентного друга?» Эти опасения развеиваются довольно просто: во время встреч кандидата с руководителем всегда есть возможность задать уточняющие вопросы по тестовому заданию и другие вопросы, которые помогут раскрыть профессиональную компетенцию кандидата.
Этап 3: собеседование с руководителем
Если тестовое задание выполнено хорошо, мы организовываем встречу кандидата с руководителем. HR-специалист на этой встрече присутствует как модератор.
Основная часть беседы посвящена знакомству, обсуждению роли, ожидаемых результатов, оценке компетенции. В результате этой встречи нам важно понять, заинтересовался ли кандидат теми рабочими задачами, которые у нас есть, есть ли контакт с руководителем и насколько им будет комфортно друг с другом работать.
Этап 4: знакомство с командой
Иногда для некоторых ролей (например, аналитик) мы проводим этап знакомства кандидата с командой.
Это не похоже на классическое собеседование, это, скорее, знакомство. У кандидата есть возможность увидеть будущих коллег, с которыми нужно будет постоянно взаимодействовать в работе, и еще раз поговорить о своей роли, задачах. Нужно понять, есть ли взаимный интерес и готовность работать друг с другом.
Если всё складывается, мы делаем кандидату предложение о работе.
Как мы взаимодействуем с заказчиком подбора
Во время работы над вакансией мы проводим регулярные встречи с руководителем (заказчиком подбора) — обычно раз в неделю на полчаса. Рассказываем, какие кандидаты сейчас в работе, смотрим и обсуждаем тестовые задания, а если обнаруживаем какие-то стоп-факторы в подборе, думаем вместе, как их решить.
Такие встречи помогают оперативно скорректировать поиск, если это необходимо, и вовремя обнаружить нюансы, которые мы, возможно, не учли в начале. В целом это делает процесс найма для руководителя прозрачным и простым, он понимает, как движется работа, какой статус у вакансии.
Как мы поддерживаем связь с кандидатом
Мы поддерживаем контакт с кандидатами на всех этапах. Важно исключить у них излишнюю тревогу из-за отсутствия обратной связи. Поэтому в процессе у нас очень много переписки: мы всегда интересуемся у кандидатов их впечатлениями от каждой встречи, насколько оправдываются их профессиональные ожидания, заинтересовали ли их задачи МИФа. Если по какой-то причине мы вынуждены задержать обратную связь (например, руководитель, который должен проверить тестовое задание, заболел), обязательно предупреждаем об этом, держим в курсе.
В случае отказа мы сообщаем, что, к сожалению, на следующий этап отбора кандидат не проходит. Это лучше, чем держать человека в состоянии неизвестности.
Вообще, наш ключевой принцип в общении с каждым кандидатом можно сформулировать так: подбор — это переговоры, в результате которых кандидат находит работу мечты, а мы находим нового сотрудника. На этом принципе базируются и все остальные правила общения.
В следующей статье мы расскажем про практику МИФа по адаптации новых сотрудников в условиях полной удалёнки.
