Перевод сотрудников на удаленку коснулся почти всех работодателей. Для многих это была временная мера, а значит и вопрос документооборота не стоял так остро. В конце концов, получить подписи можно, когда люди вернутся в офис. Другое дело — дистанционный труд. Хотя и «вторая волна» вируса тоже отложила срок возвращения людей на места.
Приведу пример из практики. Один из наших клиентов спрашивал нас недавно о том, как лучше подписывать трудовые договоры, знакомить с ЛНА, высылать трудовые книжки и другие документы с дистанционными сотрудниками. А таковых в компании — почти 400 человек.
В такой ситуации по сути единственный способ — использование электронной подписи. E-документ, подписанный ей, равнозначен классической бумажной версии. И основные задачи цифровой подписи идентичны обычной: определить авторство и подтвердить целостность документа. Отмечу, что ТК РФ разрешает использовать ЭП при подписании любых документов дистанционных работников — трудовые договоры, приказы о приеме, перевод, увольнение и т.д. Но речь идет именно о тех, кто оформлен согласно ст. 49.1 Трудового кодекса. Однако применять в этом случае можно лишь усиленную квалифицированную электронную подпись.
Но, хотя Кодекс разрешает отправлять электронные документы, работодатель все равно обязан в течение 3 дней отправить сотруднику по почте бумажный оригинал, о чем говорит ст.312.2 ТК РФ. С другой стороны, закон не уточняет, нужна ли электронная подпись для записей в трудовую книжку. Хотя для дистанционных работников этот документ не обязателен: информация о стаже синхронизируется в системе ПФР. Кроме того, сегодня работники могут оформлять электронные трудовые книжки. Аналогичная история и с другими документами. Скажем, зафиксировать инструктаж по охране труда (если вы это делали) можно электронными документами.
Но чтобы электронную подпись приравнять к обычной, ее нужно легализовать. Для этого требуется соглашение с сотрудником, а в трудовом договоре — указать, что взаимодействие осуществляется электронными документами, подписанными усиленной ЭЦП.
Так или иначе, не надо «бояться» проекта. Он кажется технически сложным и дорогим, но вполне реализуем и может принести массу преимуществ. И, конечно же, много сэкономленного времени. Открою и еще один секрет. Для удаленного ознакомления документов можно использовать разные инструменты: электронную почту, 1С, расширенные версии Adobe и т.д. Т.е. те версии программ, где можно идентифицировать и заверить данные конкретного человека.
А что же делать, если мы говорим об обычных офисных сотрудниках? Например, одна из компаний решила разместить «в облаке» некоторые свои локальные акты, чтобы знакомить с ними в электронном виде действующих и новых работников. Законной ли будет такая схема?
По умолчанию это возможно. Ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» напоминает, что информация в цифровой форме с простой или неквалифицированной электронной подписью признается электронным документом, равнозначным бумажному. Для этого надо оформить соглашение с сотрудником об электронном взаимодействии и указать, что подразумевается под такой подписью, что ей является, что считать ключом. Если для идентификации подписи придется использовать личные данные потребуется еще и согласие на обработку персональных данных.
Кстати, эту тему сегодня развивает эксперимент по ЭДО, запущенный государством. В его рамках компании могут определить сотрудников и документы, которые будут подписываться удаленно. По итогам проекта законодатели, видимо, предложат поправки в законодательство, но пока это «не панацея».
Во-первых, участие в эксперименте не отменяет бумажных документов, особенно при приеме и увольнении, где требуется «живая» подпись. Во-вторых, ТК РФ не регулирует обмен цифровыми документами и e-подпись для офлайн-сотрудников. Если у человека уже есть усиленная ЭЦП, можно настроить процесс. А если нет — вы готовы оплачивать ее создание и нести риски? Нивелировать их можно, если каждую деталь прописать в локальных актах и соглашении с сотрудниками. В противном случае — безопасной будет пока лишь живая подпись.
